会議で会社が変わる

弊社の広報誌「AIKS」2011年4月号で、ヒューマン・コミュニケーションのご紹介をしました。


その中で、「今後ますます様々な職場で人間性を涵養しコミュニケーション能力を磨く重要性は高まり、コミュニケーション能力やホスピタリティ・マインドあふれる『人財』の育成が強く求められることは必至です。気づきや学びは、職場はもちろん家庭や地域での入間関係・コミュニケーションをふくらます大きな後押しになるものと確信します。」と書かせていただきました。

会議は重要なコミュニケーションの場

職場においては「会議」という重要なコミュニケーションの場があります。


会議のみならず、「ミーティング」「打ち合わせ」といったように、複数で何ごとかを話し合う機会は、普段から無数にあります。しかしそのような大切な時間を上手に使っている職場は、多くありません。弊社においても、会議が十分機能しているとは言えません。


ダラダラ会議、迷走会議、様子見会議、独演会会議.とりあえず会議、やりっ放し会議...等々。そんな「ダメ会議」を変貌させる心構えとスキルをご紹介します。

「ダメ会議」を防ぎよい会議にするには



  • ダラダラ会議
    事前に「会議のデザイン」を作成し、テーマを曖昧にしない。議論を進めるための時間配分をボードに書き出しておく。会議の途中で、議論の進め方やまとめるための確認を行う「プロセス発言」を適宜入れていく。

  • 迷走会議
    議題を明確に設定し、ボードに書いておく。さらに議事進行役は、「いまこれについて議論しているはずだが」「今日の議題は何だっけ」という「プロセス発言」を常に発していく。

  • 様子見会議
    出席者の防衛意識を下げるために、どんな発言でもまずは受け取る。会議の場を「安全な場」と認識させることが大切。また、発言を促すために質問するときは、漠然とではなく、具体的な問いかけをする。

  • ダメダメ会議
    相手の発言を頭から否定するなど、発言した人が"凍りついて"しまう「フリーズワード禁止」のルールをつくる。対立意見はボードに並べて書き出し、客観視する。こうすることで「意見」を「人格」から切り離すことができる。どんな意見も「ダメだ」と否定する人に対しては、「では、どうしたらいいのか」と提案を促すことを繰り返す。

  • 独演会会議
    ある人(経営者に多い・自戒)がとうとうと話し続けているとき、実は自分の発言が受け取ってもらえたか不安なので、繰り返し言っているにすぎないということがある。発言を確認し、板書して受け止めてあげると、"独演会"が止まる。

  • 責任追及会議
    議論の場が個人を責める場になってしまったら、各人の発言を板書してみる。意見を客観視して、「意見」と「人格」を分ける。

  • 中座・退席者会議
    開始・終了時間の厳守や中座禁止、携帯電話の電源オフなど、会議の基本ルールを決めておく。ルールがあってもうまくいかないのは、その会議の重要性や価値を低く見ている人が多いからだ。参画意識を持たせるために、会議の内容を事前にメンバーに問いかけるなどの演出が必要である。

  • やりっ放し会議
    会議は、終わったあとが重要だ。議事録の作成やアクションプランの確認を徹底する。

  • とりあえず会議
    会議のための会議では意味がない。何のために行うのか、会議の目的を考え直す。


よい会議には共通点がある

「これはお見事」といえるような「よい会議」には、共通した要素があります。


一つ目は「それぞれの人の力が十分に発揮されている」ということ。出席者一人ひとりの力、専門性が的確に引き出され、それぞれの意見が十分活用されている。


二つ目は「時間を上手に使っている」こと。限りある時間をどのように使うか、「時間意識」を持つことだ。ダラダラと会議を長引かせるのはよくないが、時間内に強引にまとめ上げ、あとから不平不満が出ることも避けなければならない。


もう一つは、「会議の目的を達成している」ということだ。当たり前のことなのに意外におざなりにされている。


たとえば、いつも「先週の出来事と今週の予定の報告」で終わってしまう「定例会議」がありませんか?誰もがムダな会議だと思っているこの会議の目的をデザインし直してみましょう。「会議の目的」を「情報の共有」といった曖昧なものから、「今週、みんなが仕事をやりやすくするために」と、変更すると必然的に会議のやり方にも修正が加えられ、書類を見ればわかる「報告」は行われなくなります。


その代わり、今週の仕事の問題点を話し合ったり、調整すべき事項を確認する場へと、会議が様変わりしていきます。このように目的をはっきりさせれば、モチベーションが上がり、出席率も高まり、実りある「よい会議」へと変わっていき、会社もかわっていきます。

2012年 コラムより アイクスグループ代表 小長谷 康

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